DMS

Unser Alltag im Personalbüro aber auch in den meisten Unternehmen besteht aus Informationen. Das können Dokumente, eMails, Notizen, Bemerkungen, ToDos und noch so einiges mehr sein.

Wer hat welche Information erfasst, Kommentiert, geändert, weiterverarbeitet, wer ist zuständig und was passiert wenn diese Information nicht bearbeitet wird?

Ein paar Fragen nur, deren Beantwortung gerade wenn die Menge an Informationen hoch ist, für manche Unternehmen schwer ist.

Ein gutes DMS hilft hier strukturiert und mit Workflow an diese Fragestellung heranzugehen.

DMS ist eine ideale Ergänzung zu GenialPersonal - damit haben Sie durch Workflows mehr Sicherheit.

GenialPersonal bietet Ihnen mit der digitalen Personalakte alles was Sie zum erstellen, ablegen, erinnern und archivieren von Informationen und Dokumenten benötigen.

In manchen Fällen ist es aber durchaus sinnvoll als Ergänzung ein DMS einzusetzen.

Beispiel: Sie möchten das bestimmte Dokumente auch von Personen einsehbar sind die keinen Zugang in die Personalsoftware haben. Dazu möchten Sie, das Notizen auf ein Dokument (Information) aufgebracht werden können und evtl. eine neue Version eines Dokumentes erstellt werden kann. Am besten noch mit einer maximalen Bearbeitungsdauer für eine Freigabe oder ähnliches.

In diesem Falle eignet sich ein zusätzliches DMS zu unserer Personalsoftware, denn damit haben Sie automatisch alle wichtigen Funktionen die damit verbunden sind und dazu noch Abteilungsübergreifend mit integriert.

Alle Informationen verschlüsselt und versioniert aktuell Verfügbar

Ein Upgrade für Ihre Informationen.
Alle Informationen in einem DMS sind für jede einzelne Information mit völlig flexiblen Möglichkeiten verbunden, ganz wie es für Ihren betrieblichen Ablauf optimal ist.

Hierzu zählen Notizen, Informationen, Veränderungen durch Versionen sehen, Zugriffsrechte, Verteilung an Bearbeiter, Bearbeitungsfristen, Erinnerungen und an vielen Punkten unterschiedlichste automatische Verarbeitungsschritte.

Wissen von Personen ins Unternehmen transportieren

Bei Unternehmen kann es sehr schnell passieren das Informationen und Wissen sehr schnell im Kopf der einzelnen Mitarbeiter oder auf deren PC, Tablet oder Smartphone „verschwindet“. Mit einem DMS sind Unternehmen in der Lage dieses „Inselwissen“ wieder zentral zu verwalten und somit allen Berechtigten den Zugriff darauf zu gewähren.

Ein umfangreiches DMS System geht weit über die Möglichkeiten hinaus, die wir mit unseren Lösungen abdecken können. Gerade wenn Dokumenten, und Informationen unternehmensweit gesichert werden müssen, unterschiedliche Workflows mit diesen Dokumenten verknüpft werden sollen und Sie eine lückenlose Versionierung Ihrer Informationen benötigen ist eine DMS eine geniale Ergänzung. Das muss sich nicht auf Personal begrenzen sondern ist für alle Abteilungen interessant.

GenialDMS hilft Ihnen alle Informationen, Dokumente, eMails in einem System so zu verwalten, damit Sie jederzeit strukturiert eine Übersicht haben, sehen wer, wann, und was ein Dokument geändert hat, falls er überhaupt darauf Zugriff hat und Sie können mit jedem Dokument einen Workflow verknüpfen, als beliebige Regeln zur Kontrolle, Ansicht, Verwaltung und vieles mehr damit verbinden. Damit werden Informationen im gesamten Unternehmen digitalisiert und gehen nicht verloren.